Wie gelingt es Unternehmen, eine Kombination verschiedener Befragungen so einzusetzen, dass daraus echter Mehrwert für das Business entsteht? Im Interview mit Angelika Kornblum, Fachspezialistin HR-Entwicklung bei Helsana, wird deutlich, dass nicht technische Aspekte im Vordergrund stehen, sondern ein durchdachter Befragungsprozess, eine gelebte Feedback-Kultur und die konsequente Nachbearbeitung der Ergebnisse.
Zugleich zeigt sich, wie wichtig neben einer sicheren und zuverlässigen Lösung auch ein erfahrener Sparringpartner ist. Die Kombination aus Marktexpertise, Best Practices aus dem Schweizer HR-Umfeld und einer partnerschaftlichen Zusammenarbeit erwies sich für Helsana als zentraler Erfolgsfaktor.
Wir nutzen verschiedene Befragungslösungen von Empiricon entlang des Employee Lifecycles: von der Eintrittsbefragung unserer neuen Mitarbeitenden über die umfassende Mitarbeitendenbefragung, Kurzbefragungen zu spezifischen Fokusthemen und flexiblen Puls Checks für einzelne Teams bis hin zur Austrittsbefragung von Mitarbeitenden, die Helsana verlassen.
Für uns sind diese Befragungen ein zentrales Instrument für den gemeinsamen Dialog innerhalb von Helsana. Die Befragungen ermöglichen es uns, standardisiert und strukturiert das Feedback unserer Mitarbeitenden zu verschiedenen Themen abzuholen und eine fundierte Basis für evidenzbasierte Entscheidungen zu schaffen. Ergänzend nutzen wir die Befragungen, um Trends über die Zeit sichtbar zu machen und die Wirkung unserer Initiativen und Massnahmen messbar zu machen.
Uns war es wichtig, dass wir nicht nur eine gute technische Lösung erhalten, sondern auch einen Sparringpartner, der viel Expertise und Wissen über Best Practices im Schweizer Markt mitbringt. Eine partnerschaftliche Zusammenarbeit mit dem Befragungsanbieter ist für uns ebenso wichtig wie die technische Umsetzung und die Sicherstellung von Datenschutz und Datensicherheit. Empiricon hat uns durch eine sehr hohe Professionalität und Kundenorientierung voll und ganz überzeugt und konnte sich deutlich von den Mitbewerbern absetzen.
Wir haben eine Befragungslösung gesucht, die wir entlang des kompletten Employee Lifecycles einsetzen können und die uns auch eine gewisse Flexibilität gibt, neben unseren «Standardbefragungen» spezifische Fokusthemen abzudecken oder flexible Befragungen in einzelnen Teams bzw. Bereichen umzusetzen. So können wir die Linie optimal unterstützen, flexibel auf aktuelle Themen reagieren und den verschiedenen Bedürfnissen gerecht werden. Wichtig war für uns auch, dass wir eine möglichst umfassende Befragungslösung erhalten, statt verschiedene Einzellösungen zu verwalten.
Was wir besonders schätzen, ist der hohe qualitative Standard kombiniert mit der Möglichkeit zur Individualisierung. Wir hatten im Verlauf des Setups verschiedene individuelle Anforderungen, die von der Standardlösung abweichen. Empiricon hat darauf sehr kundenorientiert reagiert und wir konnten jeweils eine sehr gute Lösung finden. Auch die Themen Datenschutz und Datensicherheit sind für uns zentral, denn dies ist die Grundvoraussetzung für ein hohes Vertrauen der Befragungsteilnehmenden in den gesamten Befragungsprozess.
Die Verfügbarkeit des Dashboards für uns als Fachverantwortliche im HR hilft uns zusätzlich, die Resultate zu visualisieren und zentrale Erkenntnisse abzuleiten.
Die technischen Themen wie Whitelisting und SSO-Einrichtung waren bei uns kein grösseres Thema. Aus meiner Sicht ist eine der grundsätzlichen Herausforderungen bei der Einführung einer neuen Befragungslösung, sicherzustellen, dass die Befragungen am Ende einen greifbaren Mehrwert für das Business schaffen und einen realen Impact haben. Das ist weniger eine Frage der technischen Lösung, sondern vielmehr der Kultur im Unternehmen und der Gestaltung des gesamten Befragungsprozesses mit besonderem Fokus auf die Nachbearbeitung.
Eine Mitarbeitendenbefragung betrifft das gesamte Unternehmen: von der Geschäftsleitung, für welche die Ergebnisse ein wichtiges Steuerungsinstrument sind, über Führungsverantwortliche, die mit der Befragung wertvolles Feedback aus ihrem Team erhalten, bis hin zu den einzelnen Mitarbeitenden, für welche die Befragung eine wichtige Möglichkeit ist, um sich mitzuteilen. Diese Interessen zu balancieren und mit den fachlichen Anforderungen in Einklang zu bringen, ist manchmal nicht ganz einfach – das macht es aber auch spannend.
Die erste Befragung, die wir gemeinsam mit Empiricon umgesetzt haben, fokussierte auf die Kommunikation unserer neuen Strategie. Die Ergebnisse aus der Befragung waren für uns sehr hilfreich, um Erfolgsfaktoren und Handlungsfelder zu identifizieren. Wir konnten herausfinden, dass bei den Mitarbeitenden eine grosse Begeisterung spürbar ist, dass wir jedoch noch an der konkreten Übersetzung der Strategie für die einzelnen Bereiche und Teams arbeiten müssen.
Dabei war neben den quantitativen Ergebnissen auch die von Empiricon durchgeführte Inhaltsanalyse der offenen Kommentare sehr wertvoll für uns. Die Befragung hat uns geholfen, den Transfer der Strategie in den Arbeitsalltag der Mitarbeitenden gezielt zu stärken.
Unser Ziel ist, dass wir als HR ein wertvoller Sparring Partner für das Business sind. Im Idealfall tragen wir durch unsere Daten und Analysen – die unter anderem in Befragungen gesammelt werden – dazu bei, dass aktuelle Fragen und Probleme aus dem Business auf einer fundierten Grundlage diskutiert und gelöst werden können. Langfristig sollte sich das alles auch in verbesserten Performance-Werten widerspiegeln und die Erreichung der Unternehmensziele unterstützen, auch wenn es natürlich sehr schwierig ist, diesen Impact wirklich zu messen. Dafür ist es grundsätzlich wichtig, dass wir Erkenntnisse aus einzelnen Datenerhebungen nicht isoliert betrachten, sondern immer den Gesamtkontext berücksichtigen. Grundsätzlich gilt es, bei Datenanalysen datenschutzrechtliche und ethische Aspekte zu berücksichtigen, was für uns absolute Top Priorität hat.
Aus meiner Sicht ist ein klares Konzept die Grundvoraussetzung: Welche Befragungen erfüllen welchen Zweck? Welche Anspruchsgruppen brauchen welche Erkenntnisse? Eine gute Abstimmung verhindert Doppelspurigkeiten und sorgt dafür, dass Befragungen einen echten Mehrwert liefern können.
Die verschiedenen Befragungslösungen sollten inhaltlich bzw. bei der Fragenauswahl so gut wie möglich aufeinander abgestimmt sein. Dies stellt die Vergleichbarkeit der Ergebnisse über die verschiedenen Lösungen hinweg sicher und ermöglicht eine Integration der Erkenntnisse. In unserem Fall haben wir als erstes das Konzept und den Fragebogen für unsere umfassende Mitarbeitendenumfrage erstellt und auf dieser Basis die zusätzlichen Befragungsangebote konzipiert (z.B. flexible Puls Check Befragungen für einzelne Teams bzw. Bereiche).
Wir achten auch darauf, nicht zu viele verschiedene Befragungen in kurzer Zeit umzusetzen, damit bei den Mitarbeitenden keine Befragungsmüdigkeit entsteht. Die Durchführung geht immer mit einer Verantwortung einher, die Daten hinterher sorgfältig zu analysieren, Erkenntnisse abzuleiten und zu kommunizieren und bei Bedarf Massnahmen zu ergreifen. Aus meiner Erfahrung benötigt dieser Prozess Zeit, weshalb wir eher seltener eine Befragung durchführen, dafür aber jeweils auf einen vollständigen Prozess und eine gute Nachbegleitung achten.